ניהול אתגרים הסתגלותיים: פתרון בעיות או שינוי פרדיגמה?

בספרם המשותף – 'מנהיגות במבחן', רונלד חפץ ומרטי לינסקי  מבחינים בין שני מושגים: בעיה טכנית (technical problem) ואתגר הסתגלותי (adaptive challenge).

בעיה טכנית (שיכולה להיות מורכבת ומסובכת מאוד לפתרון) היא בעיה:

1. שהפתרון שלה קיים (גם אם הוא לא זמין ונגיש מיידית) כלומר זו בעיה שניתן לפתור במאמץ סביר

2. שהתהליך שיוביל לפתרונה ידוע וממילא יכול להיות מתוכנן

3. שלרב, הפתרון נמצא אצל גורם מוסמך/  בעל מומחיות

   * שימו לב לא לבלבל בין בעיה טכנית לבעיה טכנולוגית 

אתגר הסתגלותי, לעומת זאת, מאופיין בזה שהארגון או חלק ממנו נדרש לעבור טרנספורמציה (שינוי שכרוך בפרידה מחלק ממרכיבי הזהות של הארגון ו/או אימוץ של מרכיבים אחרים). לרוב, אתגרים הסתגלותיים הם כאלה ש:

1. עצם האתגר לא בהיר ומוסכם וממילא גם הפתרון אינו ברור

2. בדרך לפתרון נדרש תהליך של למידה, ניסוי, גילוי והתאמה

3. דרושה מעורבות של כלל בעלי העניין - ולאו דווקא של מומחים

4. נדרשת נכונות לבדיקה מחדש של ערכים/ נורמות/ הנחות יסוד

5. שהוא כרוך לעיתים בסתירה ערכית (בין ערכים ארגוניים שונים, או בין הערכים הארגוניים ובין המציאות)

דוגמא מוכרת לחשיבות ההבחנה שעשו חפץ ולינסקי היא סוגיית מודל העבודה ההיברידי.

מצד אחד אפשר להתייחס אליה כאל בעיה טכנית של כמה ובאילו ימים לבוא למשרד ואיך לחלק את מקומות הישיבה למי שמגיע או מגיעה למשרד.

מצד שני, התבוננות דרך משקפיים של אתגר הסתגלותי תעורר שאלות על מערכות היחסים שבין העובדים והעובדות ובין הארגון אל מול השינויים הדרמתיים שמתחוללים בעולם העבודה המשתנה.

אם מערכת היחסים בין הארגון (ההנהלה במקרה הזה) לעובדים והעובדות מאופיינת בחוסר אמון, אזי לא משנה באיזה טכניקה ישתמשו כדי לנהל עבודה מהבית, כל הזמן תהיה עננה של חוסר אמון וחשדנות שמא העובדים והעובדות מנצלים את הארגון.

ולכן הצלחה של מעבר למודל עבודה היברידי כזה או אחר, חייבת להיות קשורה בשינוי בסיסי מאוד ביחסים עם העובדות והעובדים וזה אליבא דחפץ ולינסקי כבר חלק ממחוזות האתגר ההסתגלותי.

חפץ ולינסקי מסווגים את האתגרים ההסתגלותיים בארבע קטגוריות:

1. פער ערכי – כשיש קונפליקט בין ערכים ארגונים או כשיש פער משמעותי בין הערכים שהארגון מצהיר עליהם ובין אופן התנהלותו השוטפת.

2. מחויבויות מנוגדות – כאשר הארגון מושך לכמה כיוונים שנתפסים כסותרים או מנוגדים. מה שעשוי לקרות זה או שהוא ייגרר לתנועת מטוטלת והתנהלות דיכוטומית המעדיפה באופן שרירותי צד אחד במשוואה או שהוא יבחר גישה פייסנית של win-win שאינה מקדמת את המהלכים הנדרשים.

3. קושי לדבר על כאב ממשי – בשל היעדר שפה ובשל נוכחות מסרסת של גורמי סמכות, המערכת מתקשה לפתח דיאלוג ארגוני על מה שקשה או כואב לא.נשים, וכך נוצרת השטחה ריגשית, ציניות וחשש לבוא במגע עם רגשות.

למשל: כאשר ארגון צומח, הוא לרב נדרש לאמץ נורמות ומנגנוני הפעלה שונים מאלו ששרתו אותו כשהיה ארגון צעיר. המעבר הזה כרוך בפרידה – פרידה מחלומות (למשל לעשות אקזיט), פרידה מהרגלים, פרידה מזהות ארגונית (כבר לא קבוצת סיירת של אנשים שכולם עושים הכל, אלא מערכת יותר מסודרת ובירוקרטיה). הפרידות האלו עשויות להיות קשות לחלק מהעובדים והעובדות. כשהן לא מדוברות, הן עלולות לקבל ביטוי בדרכים שונות (לפעמים פחות נעימות). התמודדות עם אתגרים הסתגלותיים כרוכים לעיתים עם הצורך להנכיח את הקושי והכאב ולדבר עליהם.

4. הימנעות מעבודה – כאשר המערכת נמצאת במצב של חרדה משתקת – כלומר כשהמשאבים  הארגוניים מופנים "לתקוף" את המשימה המרכזית במקום לקדם אותה.

מעצם האפיון של בעיה טכנית ואתגר הסתגלותי נגזר בצורה די ברורה שיש צורך באופן התמודדות שונה עם כל אחת מהן. 

הן הארגון והן המנהיג או המנהיגה נדרשים להגיב בצורה שונה לבעיה טכנית ולאתגר הסתגלותי.

ומכאן חשיבותה של האמירה הנוקבת של חפץ ולינסקי:

The single biggest leadership failure is to treat Adaptive Challenges like Technical Problems

אלא שההבחנה הזו, שלכאורה היא מאוד טריוויאלית, מאוד לא טבעית להרבה מנהלים ומנהלות.

הקושי להבחין בין בעיה טכנית לאתגר הסתגלותי או ליתר דיוק הנטייה לבלבל ביניהם ולנסות להתייחס אל שניהם כאל בעיה טכנית נובע מכמה טעמים עיקריים:

הראשון, רב העיסוקים היום-יומיים של מנהלות ומנהלים קשורים כך או אחרת בבעיות טכניות. אתגרים הסתגלותיים תופסים אחוז קטן מסך האתגרים הניהוליים ולכן באופן טיבעי הנטייה תהיה להתייחס אליהם כאל בעיות טכניות.

הטעם השני קשור בנטייה האישית של  מי שהגיעו למשרות ניהול בכירות. תהליך הברירה הטבעית של אלו שמתאימות ומתאימים לתפקידי ניהול מבוסס על היכולת שלהם ושלהן להתמודד עם בעיות טכניות. הכישורים הבולטים של אותם מנהלים ואותן מנהלות להיות problem solvers הייתה חלק מהסיבה לכך שמראש הם  קיבלו תפקיד ניהולי וממילא זו תהיה הדרך בה ייגשו להתמודד עם אתגרים הסתגלותיים.

הטעם השלישי הוא שלפעמים בעיות טכניות מתחפשות לאתגרים הסתגלותיים ולפעמים זה להיפך.

יש מצבים שבהם בעיה טכנית ברמת הארגון היא אתגר הסתגלותי עבור המנהל או המנהלת.

ולכן הצעד הראשון והקריטי בהתמודדות עם אתגרים הסתגלותיים הוא לזהות אותם ולהבין שכל מה ששירת אותנו עד עכשיו, עשוי שלא להתאים יותר.

ב CoLeague, אנחנו נעים כל הזמן על הציר שבין הארגוני והאישי.

ההמשגה של אתגרים הסתגלותיים וההבחנה בינם לבין בעיות טכניות, מאפשרת לנו לחשוף לעוד נדבך במערכת היחסים המורכבת שבין מנהלים וארגונים.